Langkah Efektif dalam Melakukan Stock Opname untuk Bisnis Ritel

Dalam dunia bisnis ritel, menjaga keseimbangan antara stok barang fisik dan pencatatan administrasi merupakan hal yang sangat krusial. Stok yang tidak terkontrol dengan baik dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti kehilangan barang, ketidaksesuaian data, hingga penurunan keuntungan akibat selisih yang tidak terdeteksi. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis ritel untuk memiliki sistem pengelolaan stok yang akurat dan transparan.

Salah satu cara yang paling efektif untuk memastikan akurasi data persediaan adalah dengan melakukan Stock Opname secara berkala. Proses ini bertujuan untuk mengetahui kesesuaian antara catatan stok di sistem dengan jumlah barang yang sebenarnya ada di gudang atau toko. Dengan pelaksanaan yang tepat, bisnis dapat mengurangi potensi kerugian serta meningkatkan efisiensi dalam manajemen inventaris. Berikut adalah langkah-langkah efektif dalam melakukan Stock Opname untuk bisnis ritel.

1. Tahap Awal

Stock Opname yang dilakukan tanpa perencanaan bisa menjadi tidak efektif dan justru memperlambat operasional bisnis. Oleh karena itu, tahap awal perlu dilakukan jauh sebelum hari pelaksanaan, biasanya sekitar satu minggu sebelumnya. Langkah-langkah yang perlu dilakukan pada tahap ini meliputi:

• Menyiapkan Sistem Penandaan: Untuk memudahkan proses penghitungan, gunakan dua jenis stiker yang berbeda. Satu untuk menandai stok yang sudah dihitung dan satu lagi untuk barang yang tidak perlu dihitung.
• Penataan Stok di Gudang: Pastikan semua barang tertata rapi sesuai kode dan jenisnya. Hal ini membantu dalam mempercepat proses perhitungan.
• Pemberian SKU dan Barcode: Setiap barang sebaiknya sudah memiliki kode SKU serta barcode yang sesuai dengan klasifikasinya. Ini akan membantu dalam pencatatan yang lebih akurat.

Tahap awal ini sangat penting karena akan menentukan kelancaran proses Stock Opname yang dilakukan di hari pelaksanaan.

Baca juga Artikel lainnya: 4 Cara Efektif Mengelola Persediaan di Ritel Grocery

2. Tahap Persiapan

Pada tahap ini, yang dilakukan mendekati hari pelaksanaan, seluruh pihak yang terlibat harus mulai melakukan persiapan lebih intensif. Beberapa hal yang perlu dilakukan antara lain:

• Membentuk Tim Stock Opname: Libatkan tim yang berkompeten dalam pengelolaan stok, seperti petugas gudang dan staf administrasi.
• Menutup Input Mutasi Barang: Semua transaksi terkait stok harus dihentikan sejak jam operasional terakhir sebelum Stock Opname dilakukan.
• Memastikan Akurasi Data di Sistem: Semua mutasi barang yang terjadi sebelum hari H harus sudah tercatat dengan baik di sistem sebelum penghitungan fisik dimulai.

Dengan persiapan yang matang, potensi kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan dapat diminimalkan.

3. Tahap Pelaksanaan Stock Opname

Ini adalah tahap paling krusial dalam seluruh rangkaian proses Stock Opname. Untuk memastikan hasil yang akurat, langkah-langkah berikut harus diterapkan dengan disiplin:

• Verifikasi Data Transaksi: Pastikan seluruh transaksi yang mempengaruhi stok sudah dicatat sebelum Stock Opname dimulai.
• Distribusi Data Stok: Tim yang bertugas harus mendapatkan data stok terakhir sebagai pedoman. Namun, data ini sebaiknya tidak diketahui oleh petugas yang bertanggung jawab atas stok barang untuk menghindari manipulasi angka.
• Pemberian Stiker Penanda: Setelah barang dihitung, beri tanda dengan stiker untuk menghindari penghitungan ganda.
• Pencatatan Hasil di Dokumen Excel: Semua data yang dihitung harus dicatat dalam dokumen yang membandingkan jumlah stok fisik dengan data di sistem.
• Verifikasi Selisih Stok: Jika ditemukan selisih antara catatan di sistem dan jumlah fisik barang, lakukan pemeriksaan ulang untuk menemukan penyebab perbedaan tersebut.
• Pelaporan ke Divisi Accounting: Setelah semua data terkumpul dan diverifikasi, hasil akhir Stock Opname harus diserahkan ke bagian keuangan atau akuntansi untuk dilakukan penyesuaian jika diperlukan.

Tahap ini memerlukan ketelitian tinggi karena kesalahan dalam pencatatan dapat berdampak pada analisis keuangan dan operasional bisnis.

4. Menentukan Periode Stock Opname yang Ideal

Setiap bisnis ritel memiliki kebijakan berbeda dalam menentukan periode pelaksanaan Stock Opname. Beberapa perusahaan melakukannya secara tahunan, tetapi ada juga yang menerapkannya dalam periode yang lebih pendek seperti bulanan atau kuartalan. Berikut beberapa pertimbangan dalam menentukan periode Stock Opname:

• Stock Opname Tahunan: Biasanya dilakukan di akhir tahun sebagai bagian dari audit keuangan.
• Stock Opname Bulanan: Bertujuan untuk menjaga akurasi stok dan meminimalkan perbedaan antara pencatatan dan barang fisik.
• Stock Opname Kuartalan atau Caturwulan: Cocok untuk bisnis yang memiliki tingkat perputaran barang yang cepat.
• Stock Opname Awal Bulan: Umum diterapkan di bisnis ritel untuk menghindari selisih stok yang besar akibat transaksi harian.

Pemilihan periode yang tepat bergantung pada kebutuhan dan kebijakan internal perusahaan. Semakin sering dilakukan, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahan pencatatan.

Baca juga Artikel lainnya: Just-in-Time Inventory untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Retail

Kesimpulan

Melakukan Stock Opname secara rutin merupakan bagian penting dalam pengelolaan bisnis ritel. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, proses ini dapat berjalan lebih efisien dan menghasilkan data yang akurat. Perencanaan yang baik, persiapan yang matang, dan pelaksanaan yang disiplin akan membantu bisnis mengurangi risiko kehilangan stok serta meningkatkan efisiensi operasional.

Jika Anda membutuhkan konsultasi lebih lanjut mengenai manajemen stok atau implementasi SOP yang lebih efisien dalam bisnis Anda, silakan hubungi kami melalui WhatsApp di 0818521172. Kami siap membantu Anda dalam mengoptimalkan proses bisnis agar lebih efektif dan menguntungkan.