Mengatasi Penyusutan Stok dalam Bisnis untuk Meningkatkan Profitabilitas

Dalam dunia bisnis, penyusutan stok (inventory shrinkage) adalah tantangan yang sering kali menggerus profit perusahaan tanpa disadari. Meski telah menerapkan sistem pengelolaan yang cermat, kehilangan barang tetap bisa terjadi karena berbagai faktor, seperti kesalahan administrasi, pencurian, atau kerusakan produk. Jika tidak ditangani dengan baik, penyusutan stok dapat berdampak besar terhadap keberlangsungan usaha, mulai dari meningkatnya biaya operasional hingga turunnya kepercayaan pelanggan.

Lalu, bagaimana cara bisnis mengidentifikasi dan mengurangi penyusutan stok agar profit tetap terjaga? Artikel ini akan membahas penyebab utama penyusutan stok serta strategi efektif untuk mengatasinya.

Penyebab Umum Penyusutan Stok

Penyusutan stok terjadi ketika jumlah barang yang tercatat dalam sistem tidak sesuai dengan jumlah barang yang tersedia secara fisik. Beberapa penyebab utama dari masalah ini antara lain:

1. Pencurian (Internal dan Eksternal) Pencurian dapat dilakukan oleh pelanggan, karyawan, atau bahkan pemasok yang tidak bertanggung jawab. Kasus seperti penggelapan barang atau transaksi fiktif sering terjadi tanpa disadari oleh pemilik bisnis.
2. Kesalahan Administrasi Kesalahan dalam pencatatan stok bisa disebabkan oleh human error, seperti kelalaian dalam input data, salah label harga, atau kesalahan dalam proses penghitungan stok.
3. Kerusakan dan Kehilangan Barang Produk yang rusak selama penyimpanan atau pengiriman bisa menyebabkan perbedaan antara jumlah stok fisik dan yang tercatat dalam sistem.
4. Kadaluarsa atau Obsolescence Produk yang melewati masa berlaku atau sudah tidak lagi relevan di pasar sering kali harus dihapus dari inventaris, yang menyebabkan penyusutan stok.
5. Penipuan dari Pemasok Vendor atau pemasok dapat melakukan praktik curang, seperti mengirimkan jumlah barang lebih sedikit dari yang tercatat dalam faktur atau mengirimkan produk berkualitas rendah yang tidak bisa dijual.

Baca juga Artikel lainnya: 7 Langkah Strategis Untuk Manajemen Ritel Yang Efektif

Dampak Penyusutan Stok terhadap Bisnis

Penyusutan stok tidak hanya mengurangi jumlah barang yang bisa dijual, tetapi juga menimbulkan berbagai dampak negatif lainnya, seperti:

• Kerugian Finansial: Bisnis harus mengeluarkan biaya tambahan untuk mengganti barang yang hilang, sehingga meningkatkan biaya pokok penjualan (COGS) dan mengurangi margin keuntungan.
• Kenaikan Harga: Beberapa bisnis terpaksa menaikkan harga produk untuk menutupi kerugian akibat penyusutan stok, yang berisiko menurunkan daya saing.
• Penurunan Kepercayaan Pelanggan: Ketika stok tidak tersedia sesuai permintaan, pelanggan bisa merasa kecewa dan beralih ke pesaing.
• Biaya Operasional yang Meningkat: Perusahaan mungkin perlu mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk menangani masalah ini, seperti menambah pengawasan atau mengganti sistem inventarisasi.

Baca juga Artikel lainnya: 7 KPI Pemasaran Penting yang Perlu Anda Ketahui & Cara Mengukurnya

Strategi Efektif untuk Mengurangi Penyusutan Stok

Untuk meminimalkan penyusutan stok dan menjaga profitabilitas, bisnis dapat menerapkan beberapa strategi berikut:

1. Gunakan Sistem Manajemen Inventaris yang Terotomatisasi

Mengandalkan pencatatan manual meningkatkan risiko kesalahan. Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris, bisnis dapat:

• Melacak jumlah stok secara real-time, sehingga mempermudah pengawasan pergerakan barang.
• Mencegah kesalahan dalam penghitungan yang sering terjadi dalam pencatatan manual.
• Mengidentifikasi pola penyusutan dengan lebih cepat dan memungkinkan perusahaan mengambil tindakan preventif lebih awal.

2. Audit Stok Secara Berkala

Audit stok yang terjadwal membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian lebih awal. Bisnis dapat melakukan:

• Stock Opname Rutin: Menghitung ulang stok secara berkala untuk memastikan data dalam sistem sesuai dengan jumlah barang fisik dan mendeteksi potensi penyusutan lebih cepat.
• Audit Mendadak: Mengecek stok tanpa pemberitahuan sebelumnya untuk mencegah kecurangan dari karyawan atau pemasok serta mengukur keakuratan sistem pencatatan.

3. Meningkatkan Keamanan Gudang dan Toko

Investasi dalam sistem keamanan dapat membantu mencegah pencurian dan kecurangan, seperti:

• Pemasangan CCTV di area penyimpanan dan kasir untuk memantau aktivitas mencurigakan.
• Pembatasan akses ke gudang hanya untuk staf yang berwenang guna mengurangi risiko pencurian internal.
• Penerapan sistem login berbasis ID untuk setiap transaksi guna meningkatkan akuntabilitas karyawan.

4. Pelatihan Karyawan dalam Manajemen Stok

Kesalahan manusia dapat diminimalkan dengan memberikan pelatihan yang tepat kepada karyawan, seperti:

• Cara mencatat transaksi dengan benar guna menghindari kesalahan input data.
• Prosedur keamanan dalam menangani stok, termasuk cara menyimpan dan mengelola barang dengan benar.
• Teknik dalam mendeteksi potensi kecurangan, sehingga mereka dapat mengenali pola penyusutan yang tidak wajar.

5. Evaluasi dan Seleksi Vendor dengan Ketat

Pemasok yang tidak dapat dipercaya dapat menjadi sumber penyusutan stok. Oleh karena itu:

• Lakukan pengecekan latar belakang vendor sebelum bekerja sama untuk memastikan kredibilitasnya.
• Gunakan kontrak yang jelas terkait pengiriman dan kualitas barang guna menghindari potensi penipuan.
• Terapkan sistem pengecekan ganda sebelum menerima barang dari vendor agar jumlah dan kualitas barang sesuai pesanan.

6. Terapkan Sistem Barcode dan RFID

Teknologi seperti barcode atau RFID (Radio Frequency Identification) dapat membantu:

• Melacak pergerakan barang dengan lebih akurat, mengurangi risiko pencatatan stok yang salah.
• Meningkatkan efisiensi dalam manajemen inventaris dengan mempercepat proses pencatatan dan pengecekan barang.
• Mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual yang rentan terhadap kesalahan.

7. Tingkatkan Komunikasi Internal

Kesalahan dalam pencatatan stok sering kali terjadi karena kurangnya komunikasi antara tim gudang, administrasi, dan penjualan. Untuk mengatasinya:

• Gunakan sistem komunikasi yang terintegrasi agar semua departemen memiliki akses terhadap informasi stok yang sama.
• Terapkan SOP yang jelas dalam manajemen inventaris guna memastikan setiap karyawan memahami prosedur yang harus diikuti.
• Adakan rapat koordinasi rutin untuk mendiskusikan tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan stok.

8. Rekrut Manajer Pencegahan Kehilangan

Jika skala bisnis cukup besar, mempekerjakan manajer pencegahan kehilangan (loss prevention manager) bisa menjadi investasi yang efektif. Tugas mereka meliputi:

• Mengawasi sistem keamanan dan proses pengelolaan stok guna mengurangi kemungkinan kehilangan barang.
• Menganalisis pola kehilangan barang untuk mengidentifikasi sumber utama penyusutan stok.
• Memberikan rekomendasi strategis untuk mengurangi penyusutan stok dan meningkatkan efisiensi operasional.

Baca juga Artikel lainnya: Memanfaatkan Insight Perilaku Pelanggan untuk Optimalisasi Ruang Ritel dan Peningkatan Penjualan

Kesimpulan

Penyusutan stok merupakan tantangan yang tidak bisa dihindari sepenuhnya, tetapi dapat dikendalikan dengan strategi yang tepat. Dengan menerapkan sistem manajemen inventaris yang efisien, meningkatkan keamanan, dan memberikan pelatihan kepada karyawan, bisnis dapat mengurangi penyusutan stok dan meningkatkan profitabilitas.

Jika bisnis Anda mengalami masalah dalam mengelola inventaris atau ingin menerapkan strategi untuk mengurangi penyusutan stok, kami siap membantu! Hubungi kami melalui WhatsApp di 0818521172 untuk mendapatkan konsultasi dan solusi terbaik bagi bisnis Anda.